Personvernerklæring

Her forklarer vi hvordan Tromsø Sentrum AS samler inn, bruker og beskytter personopplysninger, samt hvilke rettigheter du har.

Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen informerer om hvordan Tromsø Sentrum AS samler inn, bruker, lagrer og beskytter personopplysninger.

1. Behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger er:

Tromsø Sentrum AS

Organisasjonsnummer: 919172150

Adresse: Grønnegata 83, 9008 Tromsø

E-post: post@tromsosentrum.no

Telefon: +47 90691549

Tromsø Sentrum AS er behandlingsansvarlig etter personopplysningsloven og EUs personvernforordning (GDPR). Daglig leder har ansvar for den daglige oppfølgingen av personvernarbeidet.

2. Hvilke personopplysninger vi behandler og hvorfor

a) Nettside, henvendelser og kontakt

Når du kontakter oss via nettsiden, e-post, telefon eller sosiale medier, kan vi behandle opplysninger som navn, e-postadresse, telefonnummer, bedriftsnavn og annen informasjon du selv oppgir. Tromsø Sentrum AS har vurdert at behandlingen er nødvendig for å administrere medlemsforhold og ivareta virksomhetens formål, og at disse interessene ikke overstiges av den registrertes personverninteresser.

Formål:

Besvare henvendelser.
Følge opp dialog og samarbeid.
Administrere medlemskap, arrangementer og andre tjenester.

Behandlingsgrunnlag: Berettiget interesse (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f)

Det er frivillig å oppgi personopplysninger, men manglende opplysninger kan gjøre det vanskelig for oss å besvare henvendelsen.

b) Medlemskap og medlemsadministrasjon

Tromsø Sentrum AS behandler personopplysninger for å administrere medlemskap og følge opp våre medlemsbedrifter. Dette omfatter navn, stilling, telefonnummer, e-postadresse og annen relevant kontaktinformasjon til medlemsbedriftenes representanter.

Vi registrerer også virksomhetsopplysninger som selskapsnavn, organisasjonsnummer, adresse, bransje og nettside. For medlemmer med omsetningsbasert medlemsavgift kan vi behandle relevante omsetningsopplysninger.

Formål:

Administrere medlemskap og medlemsavtaler.
Kommunisere informasjon om aktiviteter, arrangementer og medlemstilbud.
Følge opp medlemsbedriftene og deres henvendelser.
Administrere medlemsavgifter og fakturering.
Profilere medlemsbedriftene på våre nettsider og i relevante informasjonskanaler.
Legge til rette for samarbeid, nettverksbygging og utvikling av Tromsø sentrum.

Behandlingsgrunnlag: Avtale (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b).

Rettslig forpliktelse (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav c)

c) Nyhetsbrev og kommunikasjon

Tromsø Sentrum AS benytter Getynet til administrasjon av medlemsregister, nyhetsbrev og annen relevant kommunikasjon.

Vi behandler navn, e-postadresse, virksomhetstilknytning og eventuelle kommunikasjonsvalg.

Formål:

Informere om aktiviteter, arrangementer og medlemstilbud.
Formidle nyheter og informasjon om utviklingen av Tromsø sentrum.
Holde medlemmer og andre interesserte oppdatert om vårt arbeid.

Behandlingsgrunnlag: Berettiget interesse (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f) for relevant medlemskommunikasjon. Der samtykke er nødvendig for utsending av markedsføring og nyhetsbrev, benyttes samtykke (art. 6 nr. 1 bokstav a).

Mottakere av frivillige nyhetsbrev kan når som helst melde seg av gjennom avmeldingslenken eller ved å kontakte oss.

d) Møter, arrangementer og konkurranser

Tromsø Sentrum AS arrangerer og medvirker til aktiviteter som ByLørdag, julegrantenning, medlemsmøter, nettverksarrangementer og andre aktiviteter i sentrum.

Ved påmelding og deltakelse kan vi behandle navn, kontaktinformasjon, virksomhetstilknytning og andre nødvendige opplysninger.

Formål:

Administrere påmelding og deltakelse.
Gi praktisk informasjon om arrangementer.
Utarbeide deltakerlister når dette er relevant.
Gjennomføre konkurranser, trekninger og premieutdeling.
Evaluere og videreutvikle våre aktiviteter.

Behandlingsgrunnlag: Berettiget interesse (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f), avtale (art. 6 nr. 1 bokstav b) eller samtykke (art. 6 nr. 1 bokstav a), avhengig av behandlingens formål.

Ved nettverksarrangementer kan relevante deltakerlister deles med øvrige deltakere når dette er nødvendig for nettverksbygging og de registrertes interesser er ivaretatt. Deltakere kan kontakte oss dersom de ønsker å reservere seg mot slik deling.

Ved konkurranser informerer vi om relevante deltakervilkår og hvordan personopplysningene behandles.

e) Sentrumskortet

Tromsø Sentrum AS administrerer og markedsfører Sentrumskortet, en gavekortløsning som kan benyttes hos tilknyttede medlem/brukersteder i Tromsø sentrum.

Kjøp, betaling og behandling av kundeopplysninger gjennomføres i hovedsak via våre eksterne gavekortleverandører, herunder IGive og Microlog.

Leverandørene behandler nødvendige kunde-, betalings- og transaksjonsopplysninger i forbindelse med sine tjenester og i samsvar med gjeldende personvernregelverk.

Tromsø Sentrum AS kan behandle nødvendige opplysninger ved kundehenvendelser, feilretting og administrativ oppfølging av gavekortordningen.

f) Foto, publisering og sosiale medier

Tromsø Sentrum AS fotograferer og dokumenterer arrangementer, aktiviteter og byliv i sentrum.

Bilder og annet innhold kan benyttes på våre nettsider, i nyhetsbrev, sosiale medier og annet informasjons- og markedsføringsmateriell. Formål: Informere om og synliggjøre aktiviteter, medlemsbedrifter og utviklingen av Tromsø sentrum.

Behandlingsgrunnlag: Berettiget interesse (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f)

Vi innhenter samtykke der dette er nødvendig, blant annet ved publisering av portrettbilder og bilder der enkeltpersoner er hovedmotivet, med mindre et annet lovlig grunnlag gjelder.

Vi informerer om fotografering der dette er praktisk mulig.

Dersom du ikke ønsker å bli fotografert, eller ønsker å protestere mot publisering av et bilde, kan du kontakte oss på post@tromsosentrum.no.

g) Betaling

Ved fakturering av medlemsavgifter, arrangementer og andre tjenester behandler vi nødvendige kontakt-, faktura- og betalingsopplysninger.

Tromsø Sentrum AS benytter DCode som databehandler for betalingsløsninger.

Behandlingsgrunnlag:

Avtale (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b), der dette er relevant.
Rettslig forpliktelse (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav c).

h) Ansatte og rekruttering

For ansatte behandler vi personopplysninger som er nødvendige for å administrere arbeidsforholdet, herunder kontaktinformasjon, lønn, skattekort og bankkontoopplysninger.

Ved rekruttering kan vi behandle navn, kontaktinformasjon, søknad, CV og referanser.

Behandlingsgrunnlag: Avtale og nødvendige tiltak før avtaleinngåelse (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b), rettslig forpliktelse (bokstav c) og berettiget interesse (bokstav f), avhengig av behandlingen.

Opplysninger om jobbsøkere slettes normalt når rekrutteringsprosessen er avsluttet, med mindre videre oppbevaring har et gyldig grunnlag.

3. Lagring og sletting

Personopplysninger lagres kun så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for, eller så lenge vi er pålagt å lagre dem etter lovgivning. Opplysninger som omfattes av regnskaps- og bokføringslovgivningen lagres i henhold til gjeldende krav.

Vi følger følgende hovedprinsipper:

Regnskapsdata: Oppbevares som hovedregel i fem år etter regnskapsårets slutt, i samsvar med bokføringslovgivningen.
Nyhetsbrev: Kontaktopplysninger knyttet til frivillige nyhetsbrev behandles frem til mottakeren melder seg av.
Henvendelser på post@tromsosentrum.no: Slettes som hovedregel etter 12 måneder, med mindre videre oppbevaring er nødvendig.
Påmeldinger til arrangementer: Slettes som hovedregel etter 24 måneder, med mindre det foreligger et annet gyldig formål.
Medlemsopplysninger: Lagres så lenge medlemskapet består, og i inntil tre år etter at medlemskapet er avsluttet, med mindre lovpålagte krav eller andre gyldige formål tilsier noe annet.
Foto brukt i markedsføring: Lagres så lenge bildene er relevante for formålet. Krav om sletting eller innsigelser vurderes etter gjeldende regelverk.

4. Deling av personopplysninger

Tromsø Sentrum AS deler personopplysninger med leverandører som bistår med:

IT-drift og kommunikasjon.
Nettside, medlemsregister og nyhetsbrev.
Regnskap og økonomiadministrasjon.
Gavekortadministrasjon og betalingsløsninger.
Medlems- og arrangementsadministrasjon.

Der leverandører behandler personopplysninger på våre vegne, skal det foreligge nødvendige databehandleravtaler som sikrer at opplysningene behandles i samsvar med GDPR.

Relevante kontaktopplysninger og offentlig virksomhetsinformasjon om våre medlemmer kan publiseres på nettsiden eller deles med samarbeidspartnere når det foreligger et gyldig behandlingsgrunnlag.

5. Overføring til land utenfor EU/EØS

Enkelte digitale tjenester kan innebære at personopplysninger overføres til eller behandles i land utenfor EU/EØS. Dersom slike overføringer finner sted, skal de gjennomføres i samsvar med gjeldende personvernregelverk og med nødvendige overføringsgrunnlag og beskyttelsestiltak.

6. Informasjonskapsler (cookies) og webanalyse

Nettsiden benytter informasjonskapsler for å sikre teknisk funksjonalitet og for analyseformål.

Bruk av analyse- og markedsføringscookies baseres på samtykke.

Samtykke til cookies innhentes gjennom en cookie-bannerløsning på nettsiden.

Du kan når som helst endre eller trekke tilbake ditt samtykke via nettsidens innstillinger for informasjonskapsler.

7. Dine rettigheter

Du har rett til å:

Få innsyn i hvilke personopplysninger vi behandler om deg.
Få rettet eller supplert uriktige eller ufullstendige opplysninger.
Be om sletting av personopplysninger.
Be om begrensning av behandlingen.
Protestere mot behandling basert på berettiget interesse.
Få utlevert eller overført opplysninger der retten til dataportabilitet gjelder.
Trekke tilbake samtykke der behandlingen er basert på samtykke.

Forespørsler kan sendes til post@tromsosentrum.no.

8. Klagerett

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger er i strid med personvernlovgivningen, har du rett til å klage til Datatilsynet.

9. Endringer i personvernerklæringen

Tromsø Sentrum AS kan oppdatere personvernerklæringen ved endringer i virksomhetens tjenester, systemer eller gjeldende regelverk.

Den oppdaterte erklæringen vil være tilgjengelig på vår nettside.